Видове документи

от Администрация и управление
Направо към: навигация, търсене

След като се определи целта на документа, следва да се избере подходящия вид документ. Лесно разпознаем тип и формат на документа повишава цялостната му съгласуваност и възможността на аудиторията да го използва ефективно. Следователно, повечето документи съответстват на относително-стандартни типове документи, които представят информация в стандартен формат. Почти всички технически документи съотвестват на един от следващите стандартни видове документи.

Бележка (записка, меморандум; memoranda)

Бележките са кратки, неформални доклади, използвани за създаване на писмена следа. Те обобщават комуникационния процес, като предават съобщението от един или повече автори към един или повече получатели. E-mail съобщенията типично спадат към бележките. Записките са сред най-гъвкавите организационни документи. От кратки изследователски доклади и отчет за прогреса, до командировъчен доклад и кратко предложение. Този вид документ (бележката) е широко използван за комуникация от техническо и административно естество. Бележки се водят за широка гама вътрешни цели - за изискване на информация, за оповестяване, за очертаване на политики и за пренос на стенограми. В повечето организации, бележките играят ключова роля при създаването на архив с приети решения, запитвания, отговорности, резултати и притеснения.

Отличителния елемент на бележката е нейното заглавие, което се използва за да определи значението на съобщението по особено лесен и прозрачен начин. Тази информация откроява контекста на съобщението и трябва да е достатъчно детайлна за да изясни максимално контекста.

Съдържание на бележката – обикновено, в него са записани основните точки в бележката по важност, като първо се нареждат ключовите изявления, а детайлите са последващи. Записката би трябвало да започва с кратко резюмиращо изложение, в едно или две изречения, които да идентифицират ключовите теми и обхвата на бележката.

Дневен ред

Дневния ред представлява малък лист, съдържащ темите на разговор, които ще бъдат обсъждани (по хронологичен ред), заедно с имената на хората, които ще водят разговора по дадената тема. Дневния ред помага за фокуса на срещата върху конкретни теми, като помага да се поддържа контрол на темпа и потока на срещата, наблягайки върху важните й части. Срещи, без публикуван дневен ред, обикновено са непродуктивни и неясно очертани. Пригответе и раздайте дневния ред за темите, които ще бъдат дискутирани за всяка среща. Циркулацията на дневния ред преди среща ще позволи на аудиторията да изясни своите роли и ще стимулира дискутирането. Дневния ред може да се раздаде и чрез e-mail. Предимството на твърдото копие (лист) е, че може да бъде внесено на срещата и на всяка точка да се водят записки, докато протича дискусията. Опитните модератори отчитат ползите и последствията, както на електронния вариант на дневния ред, така и аналоговия – затова носят допълнителни разпечатки на самата среща, тъй като често срещано явление е част от участниците да изгубят или забравят документа.

Стенограма, записки от конференция и т.н (Minutes ; Мeeting documents)

Стенограмите от срещите следва да се водят както от формални, така и от неформални срещи. Стенограмите са незаменима част от организационното всекидневие. Те служат като институционална памет за всички предприети действия или предложения и са ключови при формиране на теми за дискусия. Също така могат да са подходящи за информиране на член от екипа, който не е присъствал на срещата или на ключова в срещата тема.

Конферентните записи може да са формални и неформални. Формалните са често изискуеми от държавните органи (местни администрации, съдилища и пр.). Обикновено се разпространяват на членовете на групата преди следващата среща и след това се одобряват (понякога след като бъдат изменени частично)

Някои стенограми са публично достъпни. Често, в корпоративния свят например, стенограмите са лични и поверителни документи, които трябва да бъдат разпространявани само до подходящите индивиди. Ако някоя стенограма е поверителна, всяка страница от нея би следвало да съдържа щампа (надпис, печат) гласящ „ПОВЕРИТЕЛНО – НЕ Е ЗА РАЗПРОСТРАНЕНИЕ”

Информацията, която се включва във формалните стенограми обикновено съдържа:

  • Името на групата, която съвещава и какъв е вида на срещата (среща на кризисния щаб, среща на акционерите, среща за конкретен проблем)
  • Точно къде и кога е проведена срещата
  • Имената на членовете на групата които присъстват и на тези, които отсъстват; имена на всички останали индивиди които присъстват на срещата, освен ако срещата не е публична и с аудитория.
  • Името на човека, който свиква срещата и по кое време я е свикал
  • Доклад за това, дали стенограмата от миналия е път е била прочетена, и ако да, дали е била одобрена (или одобрена, но модифицирана)
  • Обобщение на всякакви доклади, представени пред груапта и всички предприети от тях действия (съгласие, одобрение,потвърждение,отпращане)
  • Обобщение на дискусията по всяка тема от дневния ред или всяка друга ключва точка/проблем, дискутиран на срещата
  • Запис на всички гласувания по всички въпроси, включително броя гласове „за”, брой гласове „против” и брой гласували „въздържал се”
  • Времето, по което срещата формално е приключила. Неформалните стенограми също съдържат дата, имена на всички присъствали, но те се фокусират повече в обобщението на ключовите точки от дискусията и записване на всички предприети действия, които следва да се изпълнят от индивидите на срещата

Литературно ревю (литературен преглед)

Обобщава съществуващи аналогова (на хартия) или електронна информация по специфична тема. Литературния преглед може да е самостоятелен документ, или раздел от по-голям доклад.

За да се направи такъв документ, трябва да се определят броя, обхвата и плътността на информацията, която ще се включи в ревюто, съобразно изискванията на публиката и тяхното ниво на познания.

Литературните прегледи информират колегите и мениджърите за текущата информация по дадена тема. В този си смисъл, те предотвратяват излишно дублиране на работа и осигуряват ключова информация за текущия проект. Литературния преглед, например, може да информира колегите за всички текущи процедури по реорганизация на бизнес процесите и пр. Също, тези прегледи могат да информират членовете на екипа и мениджмънта за цената, ефективността и позите от съществуващите решения на даден технически проблем

Литературния преглед следва да започва с въведение, което запознава читателя с контекста и обхвата на специфичната тема. Прегледа следва да е възможно най-сбит и без излишен материал. Накрая, прегледа следва да съдържа заключение, което да обобщава инфромацията, която е най-важна за читателя. Следва да се цитират всички изотчници в подходящия формат и да се включат всички изотчници в библиографска справка, накрая на документа. При провеждането на литературен преглед, следва да информацията да е подредена хронологично или чрез разделяне на основните теми на подтеми и след това да се презентират подтемите в зависимост от нивото им на важност, започвайки от най-важните.

Доклад (отчет и пр.)

Докладите са стандартни документи във всички организации. Докладът е самостоятелен документ, който разчита на резултати от фактически проучвания на трети лица, които имат професионален интерес от резултатите, експертните мнения, лабораторните резултати, последствията от мерките, пътувания и административни детайли – всичко, което е от интерес на професионалната компания. Принципно, доклада се разпространява като независим документ. В тази връзка, той следва стандартен формат,в който се включва : заглавие и тема, която ориентира читателя за основната цел и съдържавние на доклада.След това, следва изложение, в което са включени фактическите данни от доклада. В следващата част – заключението се включват различните източници и вторични материали.

Докладите могат да бъдат вътрешни и външни, формални и неформални. Съдържанието на доклада зависи от целевата група, към която е насочен и от типа на доклада.

Примери за различни видове доклади са:

  • лабораторни изследвания,
  • изследователски проекти,
  • доклад за прогреса,
  • командировъчен доклад,
  • консултантски доклад и др.

Писмо

Писмата се използват за комуникиране извън рамките на организацията. Докато бележките са основни във вътрешно-фирмената комуникация, то писмата често се използват от служители за външна комуникация, особено във формален и полу-формален вид.

Писмата са незаменима част от бизнеса и техническата комуникация, защото те са по-формални и надеждни от електронните писма и по-точни и постоянни от телефонния разговор или разговорите лице-в-лице

Предложение

При създаване на предложение е нужно да бъде идентифициран специфичен проблем и да се даде обяснение, как той ще бъде решен.

Повечето организации разчитат на успешните предложения за да просъществуват. Предложенията са старателно подготвяни и са разглеждани също толкова внимателно от агенциите. Успешните предложения демонстрират разбиране обхвата на проблема (неговото минало, теория и приложение) и, че авторът му има ясна и конкретна насоченост към достигането на поставените цели. Всички предложения следват разработен план за действие, съответстващ на специфична нужда или проблем. Някои предложения са външни, написани като отговор на искане за предложение. Във всеки случай, предложенията трябва да показват, че естеството на проблема се разбира в дълбочина, а също и че има ясен, специфичен и добре развит план за действие, който води до решение на проблема. Повечето предложения споделят общи характеристики по отношение на стурктурата си – идентифициране и наблягане на проблема, на целите и предложение за възможни действия.

Прес - съобщение

Прес - съобщението се използва за оповестяване развитието по даден продукт. Публиката за подобен документ се състои от автори и редактори на списания, където продукта може да бъде разгледан и потенциални клиенти, които могат да закупят новия продукт. Прес-съобщението съдържа следните елементи:

  • Заглавие, което идентифицира продукта
  • Водещ параграф, който издава ключова информация, подтикваща любопитството към продукта
  • Графика, която да подсигури вниманието на четящия
  • Описание на продукта
  • Обяснение – защо продукта е важен
  • Информация – към кого да се обърнем за още информация

Спецификация

Спецификациите са дизайнерски контур. Те описват структурата, частите, представянето, пакетирането и доставката на обект или процес – достатъчно детайлно, за да се осигури сглобяването или внедряването на продукт/процес от друго лице. Спецификациите се използват при поръчкови операции. В тази си роля, те юридически обвързват подизпълнителят да произведе/достави определен продукт/процес в рамките на очертаните насоки. Спецификационната бланка е много кратка спецификация, която идентифицира ключовите стандарти, които следва да се изпълнят при изработката на инструмент/процес. Спецификационните бланки придружават много електрически продукти и се използват за поправка и замяна на части от обекта.

Ръководство за употреба

Формалното описание на механичени системи или технчиески процес е по-познат като ръководоство за употреба. Този вид документ придружава различни технологични предмети, материали и процеси. Бяла техника, компютри, химикали, хардуер, автомобили са придружени от такова ръководство. Този вид документация се дели допълнително на два подвида – техническа документация и ръководство за потребителя. Ръководствата следва да са написани така, че бързо да се минава през различните сегменти от информация – бързо и лесноразбираемо както от експерт, така и от обикновен човек.

Инструкция и процедура

Процедурния документ представлява серия от стъпки, които следва да бъдат последователно спазвани в специфичен ред за да се постигне специфичен резултат. Целта на писмената процедура е потребителя да се опълномощи да извърши дадено дадено действие, с което той/тя не е запознат. Процедурния документ спестява на автора му време, трансферен опит, осигурява постоянство и предотвратява грешки и инциденти. Процедурния документ обикновено е организиран както следва:

  • Цел и обхват – тук се описва какъв е резултата при правилното постигане на процедурата и обхвата на приложимостта й.
  • Предварителни изисквания. Тук са застъпват всякакви обекти като документи, персонал, специални инструменти, одобрения, полеви подготовки, нужни за извършване на процедурата
  • Предупреждения. Тук са включени всякакви опасни аспекти при изпълнението на процедурата
  • Стъпки. Тук е описана серията от стъпки (действия) които следва да бъдат спазени за изпълнението на процедурата

Стилистична насока

Стилистичните насоки са широко използвани в професии и организации за постигането на индивидуален на вид документ, който да отговаря на формалните изисквания за изглед на документ. Те са документи, ориентирани към задачите, в смисъл, че предлагат точни инструкции за подготовката на даден документ. В стилистичните насоки, инструкциите са главно осигурени от множество документни елементи, включително повечето от следните:

  • формат на страниците (заглавна страница и примерна страница с хедър и футър)
  • система на номериране (на страници, графики, секции)
  • заглавия и подзаглавия
  • библиография, бележки и източници
  • графични елементи
  • приложимост
  • пунктоация и механика

За множество документи е добре, ако се осигури единен стил, така, че да се постигне постоянство на стила. Постоянството е важно, не само, защото подобрява възможността на четящия да разбере материала, но и също защото дава на читателя увереност във възможността на автора да контролира нивото на детайлност.

Дисертация

Дисертацията е разширен изследователски доклад на теоретична, експериментална или дизайнерска задача. Дисертацията цели да добави оригинален приност към полето на специализация на нейния автор. Тезите за дълги, понякога огромни – от 30 до 250 и повече страници. Дисертациите са добър показател за това, какви са уменията за решаване на проблеми (problem solving skills) на автора. Качеството на дисертацията е показател за качествата – мислене, организираност и сила на слово на автора им.

Устна презентация

Устните презентации могат дабъдат формални и неформални, в зависимост от техните изрични и косвени цели и средата на представяне. Устната презентация може да е почти всеки вид доклад, отчет и т.н., като например ревю на дизайн, предложение или конферентен разговор. Независимо от спецификата, ефективната уснта презетнация е старателно планирана и съгласувана с целите и внимателно следи изискванията на аудиторията.

Резюме

Почти всички перспективни работодатели изчитат резюметата на хората, с които смятат да правят бизнес. Тяхното отношение впоследствие, зависи и до голяма степен от стила и съдържанието на резюмето.

Други видове

Административен материал

Повечето компании се нуждаят от документи, които да покрият различни административни изисквания. Такива материали включват:

  • Организационни ръководства. Те предоставят напътствия на служителите или клиентите на дадена организация. В тях са включени политики и процедурни наръчници, стилови, идентичностни и др. наръчнци. Някои компании създават оналйн версии на организационните наръчници в тяхната интранет мрежа. За такъв подвиг е необходим HTML експерт.
  • Обучителни материали. Те са публикации, разработени за обучение в класна стая от тренер или участник; могат да включват ръководства, уроци, работни тетрадки и инструкторско ръководство. Идеята е да се сложи максимално повече материал онлайн, в интернет или в интранет мрежа.Компютърно-базираното обучение (CBT), уеб-базираното обучение (WBT) и еLearning са разходно-ефективни методи за обучение, използващи учебни ръководства и тренери. Повечето компании аутсорсват разработването на eLearning.
  • Годишни отчети. Годишните отчети обобщават дейността или финансовата позиция на компания, правителствена агенция или неправителствена организация.

Второразредно делене (misc)

  • Статии в търговски журнали или списания. Една компания може да иска дадена статия да бъде публикувана в определено списания. Този материал следва да включва новини иинформация за организацията, технологията, индустрията или специфичното поле на действие. Този материал може да е предназначен за вътрешна или въшна публика (от други страни), или да представлява интерес на широкота общественост
  • Бюлетини. Някои компании предоставят бюлетини, които дават информация за текущите дейности на фирмата. Нюзлетърите могат да са предназначени за вътрешна или чужда (външна) публика
  • Технически доклад. Някои компании могат да изискат доклади и отчети написани по специфичен научен или технически начин. Обикновено тези доклади са насочени към експертите от дадената област или към договорна агенция
  • Речи. Висшестоящите корпоративни функционери се нуждаят от написването на речи за специални случаи или презентации. Някои технически писатели са специалисти в тази област.

„Бизнес документ”

Терминът „бизнес документи” покрива широка гама от документи, отчети и изявления, издадени от висшите корпоративни функционери и мениджъри с цел да се подобри оперативността, да се информират клиентите за предстоящи инвестиции и бюджети и други въпроси, засягащи акционери и инвеститори. Всеки тип бизнес документ включва – дата, абзаци, визуални графики илюстриращи продажбите, годишния приход и вътрешните операции на бизнеса. Бизнес документите могат да бъдат между една и няколко стотин страници дълги.

  • Бизнес планове и цели

Първия документ, който един собственик на бизнес трябва да напише е солиден бизнес план. Този документ очертава общите цели и перспективи на бизнеса, заедно с управленски план, маркетингова стратегия и финансов бюджет. Този документ съдържа стратегически цели и осигурява ‘ядрото’ на бизнеса, особено що се касае до първите няколко години.

  • Счетоводни документи

Счетоводния отдел на всеки един бизнес трябва да следи всички входящи и изходящи парични потоци. Няколко документа трябва да се водят периодично, които следят всички разходи, приходи от продажби, както на дневна, така и на годишна база. Счетоводителите трябва да издават фактури на клиенти, да поддържат корпоративния месечен бюджет на всеки един от отделите и да изготвят финансови отчети за инвеститори и акционери. Докато фактурите са дълги между една и две страници, то годишните отчети може да стигнат до 50 страници.

  • Документи по обслужване на клиенти

Компании, които предлагат продукти и услуги дикретно на крайния потребител често имат отдел по обслужване на клиенти, който се занимава с този вид продажби, а също така и осигурява поддръжка и следпродажбено обслужване на клиентите. Често срещани бизнес документи в тази връзка включват формуляри за поръчка, клиентски жалби и брошури с описание на продуктите и услугите, предлагани от компанията

  • Бизнес доклади

Бизнес докладите могат също да се включат към бизнес документацията, като дължината им може да варира между 10 и няколко стотин страници. Тези доклади може да включват годишен отчет на продажбите, годишен бюджетен отчет за производството и месечен отчети от маркетинговия отдел и производствените звена.

  • Оперативни документи

Оперативните документи са страници или отчети с информация, която може да се води на дневна, седмична или месечна база. Примерите за оперативна документация включват стенограми от оперативни заседния и проектни предложения за вътрешни или въшни задачи, които съответния бизнес трябва да изпълни. Тези задачи може да включват преструктуриране на бизнес-процесите и/или външни маркетингови кампании (чуждестранни).

Вижте още

Източници

Външни препратки